Høsten er så vidt i gang og de fleste har allerede rukket å få unna et par uker på kontoret, uansett om det er flyttet til kjøkkenbordet hjemme eller er tilbake ved den knirkete heve- og senkepulten på jobben.
Jeg tenkte derfor å kjøre noen «tilbake på kontoret»-uker både her og på Instagram, med noen forhåpentligvis nyttige tips og tanker. Følg gjerne Poptek på Instagram for mer hyppige oppdateringer.
Først ut er to do- eller huskeliste-apper, så dølt som det kan høres ut som.
Les også: Er du glad i å skrive møtereferat og forelesningsnotater er denne appen en skikkelig dårlig nyhet
Få ting gjort med to do-apper
I sin enkleste form er dette noen hastige nedtegninger på en tilfeldig side i en notatblokk. Mine gjøremål er også ofte overlatt til post-it-lapper, som på sitt sedvanlige vis flagrer av gårde løpet av dagen, for å snike seg unna høstregnet og trafikk-korken på vei hjem fra jobb.
I den andre enden av skalaen i gjøremålsveldet har du kraftige prosjektstyringsverktøy. Disse kan organisere større team og holde styre på timebruk og fakturering. Akkurat disse verktøyene får bli et tema for et senere innlegg.
Mitt forhold til gjøremålslister er nemlig nokså pragmatisk. Disse skal oppfylle to funksjoner:
- Gjøre at jeg slipper å gå rundt og huske på ting. Selv med ganske god husk er det slitsomt å måtte gjenta for seg selv stadig lenger lister med oppgaver i løpet av dagen. Få det ned og ut av hodet, så blir det mer tid og hjernekapasitet til faktisk å få gjort noe.
- Se at jeg har gjort noe. Ah, det deilige, lille øyeblikket der jeg kan krysse av ting som er gjort! På møtetunge dager føles det av og til ut som man ikke har gjort noe annet enn å sitte på Zoom eller i luftfattige møterom. Da er det fint å se at gjøremålslisten blir kortere, når den blir det. Et triks er derfor å sette opp selv små og kortvarige oppgaver på listen, så kjøper man seg litt mestringsfølelse når disse er unnagjort.
Selvfølgelig er det mulig å bruke en notatblokk til å notere dagens og ukens oppgaver. Jeg liker veldig godt selve ideen med pene notatbøker fylt opp av gode ideer og ryddige lister, men for meg fungerer det ikke så godt i praksis.
Håndskriften, som aldri har vært noe spesielt pen, er knapt leselig i dag. Dessuten har notatblokker en tendens til å forsvinne, mest sannsynlig etter å ha alliert seg med post-it-lappene og dratt på heisatur til Syden istedenfor å henge med meg.
Her er mine favoritter til digitale to do-apper og -tjenester, som jeg pleier å bytte på.
Tabliss
Et nylig bekjentskap som blir mye brukt for småting man trenger å huske på mens man sitter foran Mac-en eller PC-en. Det er rett og slett et et enkelt tillegg til nettleserne Chrome og Firefox som genererer en ny og tilpasset fane med blant annet en oppgaveliste.
Pluss for å kunne legge til bakgrunnsbilder fra blant annet Unsplash og for en litteraturklokken, som finner frem til boksitater ut ifra det gitte klokkeslettet.
Fordelen med at det er et tillegg eller en utvidelse til nettleseren og ikke et program som skal lastes ned er at du kan mest sannsynlig ta dette i bruk på jobb, selv om dere ellers har strenge restriksjoner på hva som kan lastes ned på jobbmaskinen.
TickTick
Dette er derimot en gammel favoritt med all den funksjonaliteten i alle fall jeg trenger tilgjengelig i gratisversjonen. Du kan blant annet lage ulike gjøremålslister, sette opp frister og prioritet på de forskjellige oppgavene, samt dele opp større oppgaver i underpunkter som du krysser av etterhvert som de blir gjort.
TickTick fungerer både som en mobilapp og en nettjeneste. Det vil si at du kan veksle mellom å bruke mobilen og PC-en og da alltid ha tilgang til oppdatert gjøremålslisten. Ta den, flyktige post-it-lapper!
Google Tasks
Bruker du Gmail og Google Calendar kan nok et Google-produkt være det som er greia for deg. Googles huskeliste, Tasks, er en integrert del av flere av selskapets tjenester. Det er et lite blått ikon du mest sannsynlig ikke har lagt merke til hvis du ikke har sett etter det.
Du kan enkelt legge til en e-post som en oppgave å følge opp eller definere andre gjøremål. Når du da setter en tidsfrist, dukker så oppgaven opp i kalenderen. Det er omtrent så avansert som tjenesten er.
Google Tasks finnes også som en app, der du får opp dine huskelister og oppgaver på mobilen. Du kan også bruke tillegg eller utvidelser til Chrome og Firefox som byr på noe mer funksjonalitet.
Les mer om bruken av Google Tasks på Googles supportforum, last ned Google Tasks-utvidelser til Chrome eller sjekk ut RightTasks eller Better Google Tasks til Firefox. De to sistnevnte får dog lunkne anmeldelser fra brukere.
Les også: Dette er årets beste treningsapper som får deg i form
Todoist
Ingen gjøremålsliste-liste vil være komplett uten Todoist. Tjenesten fungerer like godt for hjemme- som for kontorbruk, og har mest sannsynlig all den funksjonaliteten du kan ønske deg og mer til.
Lag lister til du blir blå, deleger oppgaver til andre og følg opp små og store prosjekter. Det er sikkert bare meg, mens jeg synes at all den funksjonaliteten er litt bortkastet på mine handlelister og «Nå må noen huske å vaske badet»-påminnelser.
Tjenesten er uansett tilpasset ulike plattformer. Noe som gjør at du kan bruke denne på mobilen, PC-en eller smartklokken. På Todoists nettsider finner du en del ressurser og informasjon om hvordan jobbe mer effektivt. Her kan du også ta en quiz, som resulterer i tilpassede anbefalinger til arbeidsmetoder ut ifra hvordan du er og hva du skal ha gjort.
En liten advarsel
De lærde strides om slike gjøremålslister i det hele tatt gjør oss mer effektive, eller om dette bare skaper mer stress og uro.
Er du som meg og er både tidsoptimist og har altfor urealistiske forventinger til hva som faktisk er mulig å skvise ut av en dag uten å droppe både søvn og dopauser, kan slike huskelister være en daglig påminnelse om alt man ikke får til.
Vi er alle forskjellige. Jeg fungerer best og får gjort mer når jeg har for mye å gjøre, selv om det fører til tidvis frustrasjon over egen utilstrekkelighet. Andre blir rett og slett litt ulykkelig av aldri å komme i mål, og må ha realistiske tidsestimater og lister det er mulig å komme gjennom i løpet av en dag.
Det finnes svært mange gode ressurser på nett til hvordan du skal tilnærme deg og tilpasse slike lister på en klok måte slik at det passer akkurat deg. Greatist har en fin oppsummering i sin artikkel «How to Actually Get Sh!t Done with a To-Do List«.